Comment gérer la facturation électronique et ses marchés de travaux facilement ? Comment répondre aux besoins de dématérialisation des factures ?
Rappel: Qu’est ce que la facturation électronique avec Chorus Pro ?
Conformément à l’article 4-I du décret n°2016-1478 européen relatif au développement de la facturation électronique, l’utilisation de cette dernière est exclusive de tout autre mode de transmission. Une facture électronique ne doit donc pas être doublé de l’envoi d’une facture papier. Une facture n’est considérée électronique que si elle a été créée, envoyée et reçue à l’aide d’un outil numérique. A ne pas confondre avec les factures dématérialisées, qui ont été scannées après avoir été imprimées.
Le Portail Chorus Pro est un portail de dépôt de factures électroniques. Il devient progressivement obligatoire de 2017 à 2020 pour les entreprises entretenant des relations commerciales avec les structures publiques (B2G) françaises. Les entreprises du BTP qui traitent avec l’Etat, les collectivités locales, les établissements publics nationaux, sont donc les premières concernés. Depuis l’année dernière, elles doivent obligatoirement toutes utiliser la facture électronique. L’utilisation de la plateforme permet de gérer les échanges entre les entreprises, les maîtres d’œuvre et les maîtrises d’ouvrage publiques. Chorus Pro dispose d’un annuaire des entreprises pour distribuer facilement les factures entre professionnels. La plateforme permet également de saisir et de consulter les factures électroniques et les statuts associés.
eProject dans tout ça ?
Si Chorus Pro est adaptée pour les factures classiques, la gestion des factures de travaux devient délicate sur la plateforme. En effet, une situation de travaux peut concerner plusieurs entreprises, titulaires, co-traitants et sous-traitants, et donner lieu à plusieurs factures qui sont par nature fortement liées entre elles. Comment gérer les factures d’une entreprise si on ne connait pas, au même instant, les factures de ses co-traitants et de ses sous-traitants ? Les plateformes de gestion des marchés, comme eProject, ont pour mission de gérer les paiements des marchés, dont l’élaboration des situations. Utilisée en complément de Chorus Pro, elle garantit la bonne exécution du règlement des travaux en conformité avec le code des marchés.
La facturation électronique étendue à toutes les entreprises
Au 1er janvier 2023, toutes les entreprises, en France, devront être capable de recevoir les factures électroniques. Et, de 2023 à 2025 de façon progressive, toutes les entreprises en B2B ne devront émettre que des factures électroniques. Ainsi les grandes structures commenceront, suivies des ETI, puis des PME et TPE.
Le gouvernement a pour le moment décidé de rester sur un modèle dit en Y pour faciliter la transition des entreprises et éviter trop de changements. En effet, certaines utilisent déjà des plateformes tiers pour leur facturation. La transmission des factures et des données pourra donc se faire via ses plateformes certifiées (parcours 1), ou via Chorus directement (parcours 2).
Les entreprises en B2C, elles, n’auront pas l’obligation d’utiliser la facture électronique pour le moment. Cependant, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront se soumettre à un e-reporting et transmettre leurs données comptables à l’administration fiscale.
Cette nouvelle régulation s’inscrit dans la directive européenne 2014/55, qui a pour objectif de généraliser l’utilisation de la facturation électronique pour tous les pays membres de l’Union européenne. La France est en avance par rapport aux autres pays Européens, derrière le Portugal et l’Italie.
Pourquoi utiliser la facturation électronique ?
Le premier objectif de cette nouvelle régulation est celui de lutter contre les fraudes à la TVA. Chaque année, c’est un manque à gagner estimé à environ 140 milliards d’euros pour l’Union Européenne, appelé le « VAT Gap« . Le portail public Chorus Pro (ou les plateformes privées autorisées) automatisera et facilitera le contrôle et le calcul des taxes. Avec 100% des factures échangées via les plateformes, difficile de frauder pour les entreprises.
Cette digitalisation permettra également d’améliorer la compétitivité et le niveau du service des entreprises en BtoB. Une facture électronique coûte 1 euro, contre 10 euros pour une facture papier. Grâce à une plateforme d’échange centralisée, l’information comptable sera unique et à jour. Un grand gain de place, de temps et d’argent pour les entreprises est prévu.
La dématérialisation des documents optimise la gestion et améliore la productivité des équipes professionnelles. Passer au digital permettra de réduire les démarches administratives, de faciliter les déclarations (pré-remplissage) et de réduire les erreurs.
Enfin, avec la facturation et le e-reporting, l’administration fiscale entend contrôler au mieux l’activité économique. Les relations commerciales seront ainsi plus fiables, sécurisée, tracées et suivies de près pour améliorer la fiabilité des données. Le gouvernement pourra adapter au mieux sa politique économique et fiscale en fonction des données recueillies.
On peut ajouter à cette liste d’avantages la réduction de l’impact environnemental avec une grande réduction du papier.
L’utilité d’une plateforme de gestion de marchés
La mission de eProject est de gérer les situations de travaux qui concernent plusieurs factures ayant de fortes interactions issues d’intervenants différents : titulaires, sous-traitants, co-traitants. L’utilisation de la plateforme permet la description des marchés et le calcul des situations de travaux. eProject réalise les calculs complexes des situations de travaux et assure aussi la validation des services faits. En effet, sans la connaissance détaillée des marchés associés, la gestion des factures de travaux s’avère très complexe.
Les missions des plateformes eProject et Chorus Pro sont donc complémentaires. Pour faciliter leur utilisation jointe, l’intégration en API permet une interaction forte entre les plateformes et une seule interface pour tous les intervenants. eProject devient le point d’entrée à Chorus. Ensemble, elles peuvent permettre une dématérialisation de la chaine comptable, de l’entreprise à la collectivité, avec simplicité et efficacité avec un système permettant à chaque intervenant d’intervenir sur la situation de travaux.
En bref
Pour résumer, toute entreprise assujettie à la TVA et entretenant des relations B2B devra exclusivement utiliser la facture électronique à partir de 2023 en fonction de sa taille. Les autres entreprises assujetties à la TVA ne seront pas dans l’obligation d’émettre des factures électroniques, mais devront effectuer un e-reporting auprès de l’administration fiscale. La facturation électronique et le e-reporting s’effectueront via une plateforme publique comme Chorus Pro, ou via des plateformes privées certifiées par le Gouvernement.
La mise en place de ce système demandera un petit peu d’aménagement, en particulier pour les petites entreprises. En revanche, il possède de nombreux avantages et optimisera la gestion financière de nombreuses entreprises. La réduction des erreurs et des litiges entrainera des gains de temps et d’argent.
Pour la gestion de vos factures de travaux, nous vous recommandons d’adopter un logiciel de gestion de marchés. En effet, une plateforme telle que eProject assure le traitement des interactions entre les factures des intervenants. Elle est donc la solution idéale pour s’interfacer avec Chorus Pro dans votre gestion financière dématérialisée, de l’entreprise jusqu’au Maître d’Ouvrage.
