Depuis 2018, la dématérialisation s’est généralisée pour la plupart des marchés publics en B2G. Si elle permet un gain de productivité, un contrôle de l’activité et une réduction du papier, la dématérialisation donne également lieu à des tentatives d’escroquerie. Avec des fichiers stockés sur le Cloud, de nouvelles fraudes sont malheureusement apparues. Alors comment augmenter la sécurité de ses documents dématérialisés ? Grâce à la signature électronique !
La sécurité des documents utilisés sur un projet de construction est une priorité pour la maîtrise d’œuvre et d’ouvrage. Factures de travaux, devis, contrats, bons de commandes, accords de confidentialité, se retrouvent en format numérique sur le web. La fraude peut être à craindre et peut rebuter certains responsables à passer à une gestion dématérialisée.
C’est ici qu’intervient la signature électronique ! Elle protège tous les documents du Cloud des fraudes et escroqueries. Chaque document contient une signature propre numérisée impossible à reproduire. Elle vaut donc plus qu’une signature manuscrite, qui peut être falsifiée plus facilement sous format papier ! Elle est également reconnue juridiquement.
Voyons ensemble comment se déroule une signature électronique, ses différents niveaux, quelle solution choisir, et pourquoi opter pour la e-signature ↓
Qu’est-ce que la signature électronique standard ?
La e-signature n’a rien à voir avec une signature manuscrite. Il ne faut pas non plus la confondre avec la signature numérique, qui est un scan ou une signature sur un écran. La signature électronique est le fruit d’un processus commençant par un email envoyé au signataire. Après avoir suivi le lien vers le document, le logiciel de e-signature vérifie l’identité du signataire grâce à l’envoi d’un code SMS. Il suffit de taper son nom dans la case associée, et voilà ! Votre document est numérisé, signé, et protégé contre les fraudes grâce à une série de nombres.
Qui utilise la signature électronique ? De nombreuses entreprises l’ont déjà adoptée ! La e-signature se développe de plus en plus pour les accords commerciaux, les contrats, les appels d’offres, ou les documents des employés. Pratique, rapide, et sûre, elle vous fait gagner du temps dans votre gestion documentaire. eProject intègre la e-signature sur sa plateforme pour que vous bénéficiez de tous les avantages associés:
- Sécurité: document codé
- Réduction des coûts: pas d’impression, pas d’envois
- Gain de temps: processus rapide et facile, 100% online
- Favorisation des échanges et de la communication entre les intervenants
- Diminution des erreurs: une seule version du document, pas besoin d’impression
- Réduction des impressions et préservation du papier
La signature électroniques s’est révélée particulièrement efficace en ces temps de crise sanitaire. 70% des entreprises ont accéléré leur adoption de l’e-signature suite à cette crise selon une étude d’Archimag. La même étude révèle une perception positive de ce processus, qui permettrait à 48% des entreprises de réduire les délais pour faire signer plusieurs parties. 43% des interrogés considèrent également la signature électronique comme une opportunité de réduire le papier.
Pourquoi utiliser la signature électronique avec eProject ?
Notre plateforme collaborative GED eProject est dotée d’une e-signature de niveau 2, plus sécurisée que la e-signature standard. En effet, le signataire doit fournir une preuve de son identité en plus durant le processus. Ainsi, eProject s’inscrit dans le Référentiel de Général de Sécurité qui permet le « renforcement de la confiance des usagers dans les services électroniques » et garantit une protection accrue par rapport à la e-signature classique. Si vous vous demandez quelle signature électronique choisir, celle de niveau 2 est bien plus adaptée pour les entreprises de la construction, générant beaucoup de documentation échangée entre de nombreux acteurs.
Nous comprenons bien à quel point il est important de sécuriser vos documents dans votre GED. Nous comprenons également que la transition digitale doit rimer avec performance et optimisation. La signature électronique permet de bénéficier de tous ces avantages et s’avère puissante couplée à nos autres outils.
Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à demander une démo avec notre équipe. Nous serons ravis de vous aider sur ce sujet et sur d’autres !
L’Etat a également mis en place une source d’informations disponible sur le site web economie.gouv.fr pour vous aider dans votre transition numérique.
