¿Cómo gestionar fácilmente la facturación electrónica y sus contratos de obra? ¿Cómo responder a las necesidades de desmaterialización de las facturas?
Recordatorio: ¿Qué es la facturación electrónica con Chorus Pro?
De acuerdo con el artículo 4-I del Decreto Europeo nº 2016-1478 sobre el desarrollo de la facturación electrónica, el uso de la facturación electrónica es excluyente de cualquier otro método de transmisión. Por lo tanto, una factura electrónica no debe duplicarse con el envío de una factura en papel. Una factura sólo se considera electrónica si se ha creado, enviado y recibido utilizando una herramienta digital. Esto no debe confundirse con las facturas desmaterializadas, que se han escaneado después de ser impresas.
El Portal Chorus Pro es un portal para presentar facturas electrónicas. Se convertirá gradualmente en obligatorio de 2017 a 2020 para las empresas que tengan relaciones comerciales con estructuras públicas (B2G). Las empresas de construcción y obras públicas que tratan con el Estado, las autoridades locales y los establecimientos públicos nacionales son, por tanto, las primeras afectadas. Desde el año pasado, todos deben utilizar la factura electrónica. El uso de la plataforma permite gestionar los intercambios entre empresas, gestores de proyectos y autoridades de contratación pública. Chorus Pro dispone de un directorio de empresas para distribuir fácilmente las facturas entre los profesionales. La plataforma también permite introducir y consultar las facturas electrónicas y sus estados asociados.
¿Qué tiene que ver eProject con esto?
Mientras que Chorus Pro es adecuado para las facturas estándar, la gestión de las facturas de obras se vuelve complicada en la plataforma. En efecto, una situación de trabajo puede implicar a varias empresas, contratistas, cocontratantes y subcontratistas, y dar lugar a varias facturas que, por naturaleza, están estrechamente vinculadas. ¿Cómo puede gestionar las facturas de una empresa si no conoce, al mismo tiempo, las facturas de sus cocontratantes y subcontratistas? Las plataformas de gestión de contratos, como eProject, se encargan de gestionar los pagos de los contratos, incluida la preparación de las situaciones. Utilizado junto con Chorus Pro, garantiza la correcta ejecución del pago de las obras de acuerdo con el código del contrato.
La facturación electrónica se extiende a todas las empresas
Para el 1 de enero de 2023, todas las empresas deberán poder recibir facturas electrónicas. Y, de 2023 a 2025, todas las empresas B2B tendrán que emitir únicamente facturas electrónicas. Así, empezarán las grandes estructuras, seguidas de las ETI, luego las PYME y las VSE.
Por el momento, el Gobierno ha decidido mantener el llamado modelo Y para facilitar la transición a las empresas y evitar demasiados cambios. De hecho, algunas empresas ya utilizan plataformas de terceros para su facturación. Por lo tanto, la transmisión de facturas y datos puede realizarse a través de estas plataformas certificadas (vía 1), o a través de Chorus directamente (vía 2).
Las empresas B2C no estarán obligadas a utilizar la facturación electrónica por el momento. Sin embargo, todas las empresas sujetas al IVA tendrán que someterse a la declaración electrónica y transmitir sus datos contables a las autoridades fiscales.
Esta nueva normativa se enmarca en la Directiva Europea 2014/55, que pretende generalizar el uso de la factura electrónica para todos los países miembros de la Unión Europea. Francia está por delante de otros países europeos, por detrás de Portugal e Italia.
¿Por qué utilizar la facturación electrónica?
El primer objetivo de este nuevo reglamento es luchar contra el fraude del IVA. Cada año, esto supone una pérdida de ingresos estimada en unos 140.000 millones de euros para la Unión Europea, denominada «VAT Gap«. El portal público Chorus Pro (o las plataformas privadas autorizadas) automatizará y facilitará el control y el cálculo de los impuestos. Con el 100% de las facturas intercambiadas a través de las plataformas, será difícil que las empresas cometan fraude.
Esta digitalización también mejorará la competitividad y el nivel de servicio de las empresas BtoB. Una factura electrónica cuesta 1 euro, frente a los 10 euros de una factura en papel. Gracias a una plataforma de intercambio centralizada, la información contable será única y estará actualizada. Esto ahorrará espacio, tiempo y dinero a las empresas.
La desmaterialización de los documentos optimiza la gestión y mejora la productividad de los equipos profesionales. La digitalización reducirá los trámites administrativos, facilitará las declaraciones (precumplimentación) y reducirá los errores.
Por último, con la facturación y la declaración electrónica, las autoridades fiscales pretenden controlar mejor la actividad económica. De este modo, las relaciones comerciales serán más fiables, estarán aseguradas, serán rastreadas y serán supervisadas de cerca para mejorar la fiabilidad de los datos. El gobierno podrá adaptar mejor su política económica y fiscal en función de los datos recogidos.
Podemos añadir a esta lista de ventajas la disminución del impacto medioambiental con una gran reducción de papel.
La utilidad de una plataforma de gestión de contratos
La misión de eProject es gestionar situaciones de trabajo que implican varias facturas con fuertes interacciones de diferentes partes interesadas: contratistas, subcontratistas, co-contratistas. El uso de la plataforma permite la descripción de los contratos y el cálculo de las situaciones de trabajo. eProject realiza los complejos cálculos de las situaciones de trabajo y también garantiza la validación de los servicios prestados. En efecto, sin un conocimiento detallado de los contratos asociados, la gestión de las facturas de obra es muy compleja.
Las misiones de las plataformas eProject y Chorus Pro son, por tanto, complementarias. Para facilitar su uso conjunto, la integración de la API permite una fuerte interacción entre las plataformas y una única interfaz para todos los interesados. eProject se convierte en el punto de entrada a Chorus. Juntos, pueden permitir la desmaterialización de la cadena contable, desde la empresa hasta la comunidad, con sencillez y eficacia, con un sistema que permite a cada participante intervenir sobre la situación laboral.
En resumen
En resumen, todas las empresas registradas en el IVA con relaciones B2B tendrán que utilizar exclusivamente facturas electrónicas a partir de 2023, en función de su tamaño. El resto de las empresas registradas en el IVA no estarán obligadas a emitir facturas electrónicas, pero tendrán que realizar la declaración electrónica a las autoridades fiscales. La facturación y los informes electrónicos se llevarán a cabo a través de una plataforma pública como Chorus Pro, o a través de plataformas privadas certificadas por el Gobierno.
La implantación de este sistema requerirá un poco de planificación, especialmente para las pequeñas empresas. Sin embargo, tiene muchas ventajas y optimizará la gestión financiera de muchas empresas. La reducción de errores y disputas ahorrará tiempo y dinero.
Para gestionar sus facturas de trabajo, le recomendamos que adopte un software de gestión de contratos. En efecto, una plataforma como eProject garantiza el tratamiento de las interacciones entre las facturas de los participantes. Por lo tanto, es la solución ideal para interactuar con Chorus Pro en su gestión financiera desmaterializada, desde la empresa hasta el propietario del proyecto.
