Desde 2018, la desmaterialización se ha generalizado para la mayor parte de la contratación pública en B2G. Si bien permite aumentar la productividad, controlar el negocio y reducir el papel, la desmaterialización también da lugar a intentos de estafa. Con los archivos almacenados en la nube, desgraciadamente han aparecido nuevos fraudes. ¿Cómo puede aumentar la seguridad de sus documentos desmaterializados? ¡Gracias a la firma electrónica!
La seguridad de los documentos utilizados en un proyecto de construcción es una prioridad para el director del proyecto y el cliente. Las facturas de trabajo, los presupuestos, los contratos, las órdenes de compra, los acuerdos de confidencialidad, todo se encuentra en formato digital en la web. El fraude puede ser una preocupación y puede disuadir a algunos gestores de pasar a la gestión sin papel.
Aquí es donde entra en juego la firma electrónica. Protege todos los documentos en la nube de fraudes y estafas. Cada documento contiene una firma digital que no puede ser reproducida. Por lo tanto, vale más que una firma manuscrita, que puede falsificarse más fácilmente en papel. También está reconocido legalmente.
Veamos juntos cómo funciona una firma electrónica, sus diferentes niveles, qué solución elegir y por qué optar por la firma electrónica ↓
¿Qué es la firma electrónica estándar?
La firma electrónica no tiene nada que ver con la firma manuscrita. No debe confundirse con una firma digital, que es un escaneo o una firma en una pantalla. La firma electrónica es el resultado de un proceso que comienza con el envío de un correo electrónico al firmante. Tras seguir el enlace al documento, el software de firma electrónica verifica la identidad del firmante mediante el envío de un código SMS. Sólo tienes que escribir su nombre en la casilla asociada, y ¡voilà! Su documento se escanea, se firma y se protege contra el fraude mediante una serie de números.
¿Quién utiliza la firma electrónica? Muchas empresas ya lo han adoptado. La firma electrónica es cada vez más popular en acuerdos comerciales, contratos, licitaciones y documentos de los empleados. Práctica, rápida y segura, le permite ahorrar tiempo en la gestión de sus documentos. eProject integra la firma electrónica en su plataforma para que se beneficie de todas las ventajas asociadas:
- Seguridad: documento encriptado
- Reducción de costes: sin impresión, sin envío
- Ahorro de tiempo: proceso rápido y sencillo, 100% online
- Promover los intercambios y la comunicación entre las partes interesadas
- Reducción de errores: sólo una versión del documento, sin necesidad de imprimir
- Reducir la impresión y conservar el papel
La firma electrónica ha demostrado ser especialmente eficaz en tiempos de crisis sanitaria. Según un estudio de Archimag, el 70% de las empresas han acelerado su adopción de la firma electrónica tras la crisis. El mismo estudio revela una percepción positiva de este proceso, que permitiría al 48% de las empresas reducir el tiempo necesario para conseguir la firma de varias partes. El 43% de los encuestados también ve la firma electrónica como una oportunidad para reducir el papel.
¿Por qué utilizar la firma electrónica con eProject?
Nuestra plataforma de EDM colaborativa eProject está equipada con una firma electrónica de nivel 2, que es más segura que la firma electrónica estándar. De hecho, el firmante debe proporcionar una prueba de identidad adicional durante el proceso. Así, eProject se ajusta al Marco General de Referencia de Seguridad que permite «reforzar la confianza de los usuarios en los servicios electrónicos» y garantiza una mayor protección en comparación con la firma electrónica estándar. Si se pregunta qué firma electrónica elegir, el nivel 2 es mucho más adecuado para las empresas de construcción, que generan mucha documentación intercambiada entre muchos actores.
Somos conscientes de lo importante que es asegurar sus documentos en su GED. También entendemos que la transición digital debe rimar con el rendimiento y la optimización. La firma electrónica le permite beneficiarse de todas estas ventajas y es potente cuando se combina con nuestras otras herramientas.
Si quiere saber más, no dude en solicitar una demostración con nuestro equipo. Estaremos encantados de ayudarse con este y otros temas.
El Estado también ha creado una fuente de información disponible en el sitio web economie.gouv.fr para ayudarle en su transición digital.
